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      2020年06月24日 本站原创
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    办公室是企业必威手机版人员的工作活动场所,也是客户、员工留下第一印象的地方,办公室的6S水平如何,直接影响到企业的形象。所以,企业推行6S,最好从办公室这个“桥头堡”开始,“桥头堡”攻克下来了,后面的工作会更快,更容易推动。

    ◆什么是6S?◆

    大家在阅读6S相关书籍的时候,经常会看到这样一句话:“所谓6S,就是整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全,各取每个词语的开头字母S,合称6S。”然后接下来,依次针对每个“S”在日常工作和生活中必要的基本内容做详细的阐述。

    如果将6S具体套用在日常生活中,它们的表现可以是:

    (1)在处理垃圾时,将已坏掉的物品和没用的物品全部扔掉。(整理)

    (2)将物品放在易拿易放的架子上,或者将相同的物品分门别类放入架子。(整顿)

    (3)有客人来访的时候,要将凌乱的屋子收拾干净。(清扫)

    (4)与客人见面的时候,要选择合适的着装。(清洁)

    (5)与他人见面时要遵守约定,平时能够有礼貌地问候他人。(素养)

    (6)外出时遵守交通安全规则,保障人身安全。(安全)

    总而言之,6S就是在工作和生活中必须遵守的规则,也是有助于他人进行评价的晴雨表。

    ◆办公室施行6S的好处◆

    6S可以给与客户信任感,是可以立即实施,进而消除浪费的活动。

    (1)营造整洁的现场,让客户放心

    对于初次见面的人,我们通常会先从外表来判断其是否可以放心共事。如果对方衣着邋遢,那么即使他表现的言之凿凿、心之切切,恐怕我们心里还是会半信半疑。

    同样的道理,当你拜访意向合作方的时候,却看到对方公司的环境乱七八糟,不知你心里会作何感想?

    任何人在看到办公室或者工厂凌乱不堪的时候,第一感觉都会认为“这里根本没有进行必威手机版”,进而也会得出判断:这家公司生产出来的产品是无法令人放心的。

    相反,如果从办公桌到公司的各个角落都能按部就班地进行整理、整顿、清扫,就会让客户感到“这样的公司生产出来的产品让人放心”。也就是说,办公室和公司所展现出来的状态本身就是一次产品的推销活动。

    (2)消除浪费和失误,让员工放心

    在我们的日常工作中,身边总是会堆积很多平时根本用不到的物品,这使得我们有时候不得不挪开这些物品后才能开始工作。而当我们翻箱倒柜找某件物品时,难免会有种“在做无用功”的感觉。

    ◆如何在办公室推行6S◆

    一、办公室6S必威手机版原则

    办公室6S必威手机版,应遵循以下原则。

    1.明确办公用品使用权力

    区别个人专用和公共使用的办公室物品,具体应做到以下两点。

    ► 公共使用的物品应放在所有人都能拿取的地方;

    ► 个人专用的物品放在本人附近。

    2.公私分明

    具体应做到以下5点。

    ► 在区域规划上,应将办公场所、休息场所和会客场所区分开来;

    ► 物品方向,将企业用品与私人用品区分开来;

    ► 企业用品放在明显处,私人物品放在不明显处;

    ► 企业用品放在抽屉的上层,私人物品放在抽屉的下层;

    ► 办公桌椅应设置姓名标牌。

    3.柜架应有标识

    柜架标识清楚所放物品的类别、名称以及必威手机版责任人等,具体做法如下。

    ► 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等;

    ► 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图;

    ► 文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。


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    4.文件资料应分类

    将所有文件资料有效分类,运用形迹必威手机版的方法使文件能够马上被拿取。下图为经过分类整理后的文件资料放置图例。

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    5.抽屉物品应放置整齐

    整理、整顿抽屉内物品,具体应做到以下3点。

    ► 清除不用或不要物品,留下必需品;

    ► 所有物品应分类,并进行标识;

    ► 办公用品放置在上层,个人用品放置在下层。

    抽屉所有物品应分类放置,且摆放整齐,下图为某企业办公室员工抽屉的物品放置标准。

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    6.墙壁不随意张贴纸张

    使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时,一旦揭除会留下难看的斑迹,从而影响办公室整体形象。因此,必须纠正随意将纸张乱贴在墙壁上的行为,将纸张放人看板内,并明确张贴期限。

    7.加强公告必威手机版

    对于公告的必威手机版,具体做法如下。

    ► 公告栏应美观大方,明确必威手机版责任人;

    ► 明确发布的公告张贴期限;

    ► 定期在公告栏上公布员工的出勤、工作内容和工作实绩等内容。

    二、办公桌的标识必威手机版

    办公桌标识必威手机版包括以下两方面内容。

    1.办公桌区城标识

    根据办公人员的数量,将办公桌划分为不同员工的作业区域,其标识的内容包括以下3部分。

    ► 区域编号;

    ► 区域所属人姓名;

    ► 区域名称。

    2.区域物品放置标识

    各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少,标识不同物品的放置位置。有时,并不用具体地标识出物品放置位置,也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域,如下图所示。

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    三、文件夹标识必威手机版

    做好文件夹的标识工作,有利于迅速查找和存放文件资料。标识文件夹的方法如下。

    1.文件夹外部标识

    文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中,侧面标识主要包括以下5个要素。

    ► 文件夹编号;

    ► 文件夹名称;

    ► 文件夹内文件内容简述;

    ► 文件夹必威手机版部门;

    ► 文件夹使用区域。

    正面标识在以下情况下使用。

    ► 侧面无法标识时,可将其内容标识在正面;

    ► 有必要进行正面标识时。

    文件夹外部标识的要素要清楚地列出来,以便随时查找和存放。

    2. 扉页和索引标识

    在文件夹的扉页标明该文件夹中的文件种类,以便分类查找。

    3.内部分页纸

    在同一文件夹中用分页纸将不同的文件(资料)分开,以便查找和整理。

    4.文件夹标识的注意事项

    标识文件夹时,应注意以下事项。

    ► 无论文件的厚薄,文件夹标识的长度、宽度都应保持一致;

    ► 若将文件夹放入文件盒内,文件盒也应有相应的标识;

    ► 在文件夹侧面加上斜线或三角形,以形成目视必威手机版标准,如下图所示;

    ► 统一文件夹标识的规格和字体。

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    四、办公用品、用具必威手机版

    1.办公用品的6S必威手机版

    通过开展办公用品、用具的6S必威手机版,可以解决以下问题。

    ► 个人办公桌上办公用品过多,造成较大浪费;

    ► 办公用品重复库存多(基本上从企业到个人层层有库存〕;

    ► 办公用品品种过多,采购随意性大。

    解决上述问题的途径如下。

    ► 尽量控制个人办公用品持有量;

    ► 最大限度减少办公用品的品种和库存量;

    ► 最大限度地利用所有办公用品。

    2.其他办公用具的6S必威手机版

    (1)茶具、水杯的定位放置

    ► 设置饮水区,将茶具、水杯定位放置;

    ► 若将水杯放在台面.则使用杯垫以规范水杯放置位置。

    (2)垃圾箱、清洁用具的定位标识

    ► 划分办公区垃圾箱和清洁用具放置区域;

    ► 将垃圾箱和清洁用具定位放置。

    办公区的垃圾箱、清洁用具一方面需要进行定位放置,另一方面还需做出相应标识,如下图所示。

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